chaeruddin.com official sites

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN (SIMPEG)

LATAR BELAKANG

Sumber daya manusia (SDM) merupakan aspek penting dalam suatu sistem organisasi, termasuk organisasi pemerintahan daerah. Bahkan dapat dikatakan bahwa aspek SDM menjadi faktor penentu bagi keberhasilan pelaksanaan pembangunan daerah, terlebih pada era otonomi daerah saat ini. Sebagaimana yang diatur dalam Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 yang kemudian disempurnakan dalam Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004, pada era otonomi saat ini pemerintah daerah (dalam hal ini adalah pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota) memiliki kewenangan yang lebih luas dalam merencanakan dan mengelola pembangunan di wilayah administrasi yang menjadi kewenangannya. Untuk skala pemerintah kabupaten, kewenangan ini mencakup seluruh bidang pemerintahan, kecuali politik luar negeri, hankam, peradilan, moneter dan fiskal, agama, serta ‘kewenangan bidang lain’. Hanya saja, definisi ‘kewenangan bidang lain’ ini ternyata masih sangat luas, sebab mencakup perencanaan dan pengendalian pembangunan nasional secara makro, dana perimbangan keuangan, sistem administrasi negara dan lembaga perekonomian negara, pembinaan dan pemberdayaan SDM, pendayagunaan SDA serta teknologi tinggi strategis, koservasi dan standarisasi nasional.

Terlepas dari itu, pemberian kewenangan yang lebih luas tersebut berkosekuensi pada perlunya kapasitas daerah yang memadai untuk melaksanakannya.  Dalam hal ini, di samping dukungan dana maupun prasarana dan sarana, dibutuhkan pula dukungan ketersediaan SDM yang mencukupi sekaligus andal dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. Bahkan aspek SDM ini merupakan aspek terpenting, karena bagaimanapun aspek SDM-lah yang akan menentukan proses pengelolaan sumber daya pembangunan lainnya sehingga dapat berdaya guna serta berhasil guna dalam pelaksanaan pembangunan daerah. Strategisnya aspek SDM  juga ditegaskan pemerintah dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999  Tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-pokok Kepegawaian, sebagai tindak lanjut dari diberlakukannya otonomi daerah di bidang aparatur negara (pegawai negeri sipil). Dijelaskan didalamnya bahwa Pegawai Negeri Sipil (PNS) merupakan unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat, memiliki peran yang sangat strategis dalam rangka meningkatkan upaya-upaya peningkatan kesejahteraan bagi masyarakat. Selaras dengan hal tersebut, maka dibutuhkan PNS yang profesional, bertanggungjawab, jujur dan adil, yang didukung oleh upaya pembinaan serta pengembangan SDM pegawai.

Proses pembinaan dan pengembangan SDM pegawai tersebut pada dasarnya merupakan bagaian dari proses manajemen SDM pegawai. Terkait dengan hal ini, UU No. 43 Tahun 1999 pasal 1 angka 8 menjelaskan bahwa manajemen PNS adalah keseluruhan upaya-upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi dan kewajiban kepegawaian yang meliputi perencanaan, pengadaan, pengembangan kualitas, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan dan pemberhentian. Manajemen PNS ini diarahkan untuk menjamin penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna. Manajemen PNS dilakukan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian, dengan tujuan untuk menghasilkan PNS yang profesional, bertanggung jawab, jujur, dan adil melalui pembinaan yang dilaksanakan berdasarkan sistem prestasi kerja dan sistem karier yang dititikberatkan pasa sistem prestasi kerja. Lebih lanjut, dalam pasal 13 ayat (1) dijelaskan pula bahwa kebijaksanaan manajemen PNS mencakup penetapan norma, standar, prosedur, formasi, pengangkatan, pengembangan kualitas sumber daya PNS, pemindahan, gaji, tunjangan, kesejahteraan, pemberhentian, hak, kewajiban dan kedudukan hukum.

Agar berbagai aspek manajemen PNS tersebut dapat dikelola dan dilaksanakan dengan baik/optimal, maka proses pengelolaan yang dilakukan secara konvensional/manual sudah tidak efektif dan efisien.  Apalagi dengan memperhatikan bahwa proses pengelolaan tersebut mencakup personil PNS dalam jumlah yang banyak (walaupun dalam lingkup kabupaten), dan bahkan terdapat indikasi bahwa jumlah PNS di tingkat kabupaten/kota justru semakin meningkat pasca berlakunya otonomi daerah.

Menjawab kebutuhan tersebut, maka pemerintah telah menetapkan kebijakan sistem e-government. E-Government yang juga disebut e-gov, digital government, online government atau dalam konteks tertentu transformational government adalah penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan. E-Government dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis. Sistem e-government tersebut mencakup pula pengembangan sistem informasi manajemen di bidang kepegawaian (atau yang sekarang dikenal pula dengan akronim SIMPEG), dimana penggunaannya diharapkan dapat menjadikan proses pelaksanaan manajemen PNS akan berlangsung secara lebih optimal, efisien, dan efektif.

PERMASALAHAN

Kebutuhan terhadap sistem e-government bidang kepegawaian  telah disadari sejak lama, dan bahkan telah diwujudkan dengan pembuatan SIMPEG. Namun dalam perkembangannya, SIMPEG yang dibuat dan digunakan saat ini dirasakan belum optimal, khususnya disebabkan karena :
    Pembuatannya dalam platform penggunaan individual dan bukan dalam platform jaringan atau bahkan web.
Kondisi ini menjadikan SIMPEG yang dibangun hanya dapat diakses pada PC yang telah terinstall master SIMPEG. Hal ini menjadi kendala karena berarti akses terhadap basis data pegawai menjadi terbatas, hanya pada PC yang sudah diinstall. Akses menjadi terhenti manakala PC yang digunakan untuk mengelola SIMPEG mengalami kerusakan (kecuali sistem penyimpanan datanya dipindahkan ke PC lainnya). Kondisi ini juga juga menjadikan sistem basis data menjadi rawan terhadap kerusakan.
Jikapun master SIMPEG diinstall pada beberapa PC, antar PC yang sudah terinstall tersebut tidak dapat saling berhubungan.  Proses up dating dan up grading data pegawai yang dilakukan di suatu PC tidak dapat dilihat hasilnya secara langsung di PC lainnya mengingat sistem basis data yang tidak terintegrasi secara otomatis. Bahkan seringkali perubahan – perubahan yang terjadi tidak segera diketahui para pelaksana administrasi di masing-masing SKPD. Artinya, tanpa dilakukan proses sinkronisasi secara manual (yang tentunya tidak efisien), basis data pegawai pada masing-masing PC akan berbeda, sesuai dengan proses pembaruan data yang dilakukan pada masing-masing PC tersebut. Kondisi ini menjadi kendala tersendiri, mengingat data pegawai bersifat dinamis.

Perkembangan yang ada saat ini menjadikan SIMPEG juga tidak hanya menjadi media untuk menyimpan basis data pegawai.
Terdapat tuntutan-tuntutan tertentu dari SIMPEG guna mengoptimalkan proses manajerial pegawai, dimana sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, tuntutan tersebut mampu dibangun dalam suatu SIMPEG yang lebih komprehensif, yang dalam hal ini belum terakomodasi dalam SIM-PEG lama.

Implementasi SIMPEG tidak merata di setiap SKPD.
Masih banyak SKPD yang melakukan proses pengelolaan data pegawai dengan memanfaatkan aplikas sistem informasi standar, dalam arti bukan didesain secara khusus untuk mengelola data pegawai. Kondisi ini menjadikan adanya perbedaan platform dan format data pegawai antar SKPD, yang berimplikasi data menjadi tidak terintegrasi.

Sejalan dengan permasalahan tersebut, maka melalui SCB-DP dilakukan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, yang diharapkan dalam memberikan dukungan yang lebih optimal, efisien, dan efektif dalam prose manajemen PNS, yang diantaranya  mencakup penetapan norma, standar, prosedur, formasi, pengangkatan, pengembangan kualitas sumber daya PNS, pemindahan, gaji, tunjangan, kesejahteraan, pemberhentian, hak, kewajiban dan kedudukan hukum.

LANDASAN HUKUM

Berbagai kebijakan dan atau peraturan perundang-undangan yang melandasi sekaligus perlu diperhatikan sebagai rujukan dalam proses pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, antara lain :

1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 j.o. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian.
2. Undang-undang Nomor 11 Tahun 1969 Tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda-Duda
3. Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 j.o. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002  tentang Pengadaan PNS.
4. Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 j.o.  Peraturan Pemerintah No 12 Tahun 2002 tentang Kenaikan Pangkat PNS.
5. Peraturan Pemerintah Nomor 100 Tahun 2000 j.o. Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2002 tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural.
6. 6.    Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan PNS.
7. 7.    Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah

MAKSUD

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dimaksudkan untuk mengefisienkan dan mengoptimalkan manajemen PNS di lingkungan Pemerintah Daerah melalui sistem basis data kepegawaian yang terintegrasi, tertib, teratur, transparan, dan aman, yang juga dapat memberikan masukan bagi proses perencanaan, pengembangan, mutasi/ pengangkatan, kesejahteraan, pengendalian, hingga kebijakan terkait mengenai PNS di lingkungan Pemerintah Daerah. Selanjutnya, hal ini akan memberikan dampak pula pada peningkatan kinerja organisasi pemerintahan Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan pembangunan dan pemerintahan daerah, sesuai dengan prinsip-prinsip good and clean governance.

TUJUAN

Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dilaksanakan dengan tujuan :

1. Membangun aplikasi komputer yang kemudian disebut dengan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang dapat dipergunakan untuk mengelola data induk pegawai, membantu mempermudah dan mempercepat pelayanan administrasi mutasi teknis kepegawaian tanpa meninggalkan faktor ketepatan  data.
2. Meningkatkan akurasi data pegawai dengan pembangunan SIM PEG yang terintegrasi, tertib, dan teratur di setiap SKPD yang dipergunakan dalam pelayanan dan pengelolaan administrasi serta perumusan kebijakan kepegawaian.
3. Menggunakan SIMPEG sebagai bagian alat bantu untuk mengelola pegawai sehingga diperoleh kinerja yang efektif dan efisien yang akan berpengaruh peningkatan pelayanan, dan penempatan pegawai dalam jabatan tertentu dengan tepat.
4. Membuat dan menyusun sistem prosedur yang dipergunakan dalam rangka mengelola (operasional dan pemeliharaan) SIMPEG yang dikembangkan.
5. Menyiapkan tenaga administrator untuk proses operasional dan pemeliharaan SIMPEG yang dikembangkan.

SASARAN

Selaras dengan tujuan di atas, sasaran yang ingin dicapai dari pelaksanaan kegiatan ini adalah :

1. Terciptanya pelaksanaan tugas di Bagian Kepegawaian Kabupaten/Kota yang lebih efektif dan efisien.
2. Terwujudnya tertib administrasi dan tertib pengarsipan guna mendukung pelaksanaan tugas-tugas di Bagian Kepegawaian Kabupaten/Kota.
3. Terbinanya tenaga-tenaga yang terampil dalam memanfaatkan teknologi informasi mutakhir dalam melaksanakan tugas-tugas di Bagian Kepegawaian  Kabupaten/Kota.